我的 n8n 日程秘書：Notion 同步 Apple 行事曆全攻略
整合所有任務，不需要再同時開啟多個日曆 App
Hi，我是冠廷 👍🏻 預祝各位開工愉快 🎆以上是我在過年期間寫的段落（根本只有一句）…本來想在過年發這篇，看來是想太美…
最近發現原來我是加班會停不下來的類型，每天熬夜、沒運動、計劃只剩計劃
覺得繼續這樣下去會完蛋，所以接下來我要強迫自己每天的工作時數了
其實這半年來試過超多種方式但都失敗了，列舉給你看看：
Notion 自動建立課表，並且每天要回填紀錄
每個時間段像高中課表一樣，一天不小心睡晚點就整個毀掉，沒幾天就不用了
接著我把幾點到幾點要幹嘛刪掉
但想做的事情太多，做完還得總結自己做了什麼，不知道要寫啥就放棄了
本來打算先把正職工作做完，就有時間做其他計劃，結果是無限加班停不下來⋯⋯
有沒有做完或歸檔 Notion 好像沒差，反正沒人會看（？）
後來想說不然每日 Vlog 好了，好像很多人在做
順便把觀眾當主管，回報每日工作
結果拍兩三天，發現我每天都一樣，畫面就是我在敲鍵盤，做著敲鍵盤、站著敲鍵盤⋯
架著手機會分心，時不時去看錄影狀況，沒辦法好好工作
每天要上等於每天都還要剪輯，剪輯完還要發佈，一兩個小時又飛掉，做出來的東西也很隨便
現在在這，我打算用 Threads 來打卡，基本上算是結合上面兩種方法
但把「工作」排到最後，一天的開始先密集進行個人計劃，後半段才是工作，做完就去洗洗睡。這樣既保持每日產出，也不會讓工作掉隊（希望是這樣啦）
每個任務都設定鬧鐘計時，做完就拍張照打卡耍廢一下，加上今天學到的事，像我今天把黑糖水加到美式咖啡裡，真是有夠難喝
目前覺得大幅降低製作 Vlog 的痛苦，還能同時做打卡回報，算是執行成本非常低
過一陣子再來看看有沒有效，如果你也跟我一樣卡在這不上不下的狀態，我唯一能建議的就是先別把自己塞太滿⋯⋯其他的我也還在體會⋯⋯總之還是先回到今天的主題！
今天要跟你分享的是，一件我抱怨很久的事，我習慣使用 Apple 行事曆跟同事共享工作日程，它的手機介面跟小工具非常好用，但我個人又習慣把所有東西都放在 Notion 上管理
偏偏 Notion Calendar 沒辦法串接 Apple 行事曆、手機介面是以「三天」為單位且不能調整（我習慣看週、月）、小工具每天都必須手動點開來刷新一次資料（這點超鳥）
查了一下發現不少人有這個困擾，還找到了這個 ☕️ Notion Cafe ⤫ Calendar 🗓️ ，它能夠在 Apple 行事曆上顯示 Notion 上的任務，正是我要的！
但免費版只能設定一組行事曆，權限給別人好像也不是太放心？至少讓我知道這件事是可行的！於是我的 AI 匠人魂又燃燒了起來，馬上把 Gemini 叫起來工作！
做完之後長成下面這樣，簡單來說就是把 Notion 任務項目上的時間做成 .ics 檔案來訂閱，這樣所有不同行事曆都能在同一個介面顯示，不用到處切來切去太棒了～～
並且也做得到像是「日期 + 時間」、「日期 + 開始與結束時間」、「開始日到結束日」等等不同情境（如圖上 11/24 - 11/28 建立的項目）（如果有我沒做到的歡迎再跟我說）
既然確定了方向，接下來我們把它拆成一個一個節點來執行：
今天的關鍵是 Webhook 跟 Respond to Webhook，這兩個節點就像是一扇門的「入口」與「出口」，讓外部軟體（如 Google Calendar、Apple 行事曆）可以跟你的 n8n 通訊。
1. Webhook (入口：接收請求)
功用：這是流程的起點。它的作用是「監聽」一個網址，等待別人來呼叫它
關鍵動作：未來當你打開日曆軟體時，它就會發送一個請求給這個節點，從而啟動整個自動化流程
新分頁貼上網址後顯示空白是正常的，直接關掉回到 n8n 就能看到 Webhook 接收成功
接著點擊右鍵選擇 Pin 釘選起來，接下來執行工作流就會直接跳過這個步驟，不需要再開分頁貼網址
2. Get a database page (讀取 Notion 資料)
功用：接到通知後，立刻衝去你的 Notion 資料庫抓取原始資料
關鍵動作：這裡通常會設定 Filter（篩選器），只抓取「不等於已經勾選」（也就是未勾選）的頁面，確保不會出現已經完成的任務
3. Notion 事件數據轉換 (數據精煉)
功用：把 Notion 複雜且雜亂的 JSON 原始格式，轉換成乾淨、簡單的「事件清單（Events）」
關鍵動作：
提取標題、日期與網址
最重要的邏輯：處理 iCalendar 格式的「日期偏移」（例如全天行程結束日 $+1$ 天）
這邊很重要，請你把紅框上的「名稱、日期、核取方塊」替換成你 Notion 上顯示的「標題名稱、日期名稱、勾選框名稱」，你也可以在左邊的輸入找到他們，字要一模一樣！
4. 生成 iCalendar 檔案 (包裝設計)
功用：將上一步整理好的清單，依照國際標準的 iCalendar (ICS) 格式拼湊起來
關鍵動作：把每個行程用
BEGIN:VEVENT到END:VEVENT包起來，並加上日曆版本資訊（VERSION:2.0），將資料變成一段符合日曆軟體規範的長字串
老實說上面這段我是看不太懂⋯⋯總之輸出要長得像下面這樣（？）
5. Respond to Webhook (出口：回傳檔案)
功用：把最後拼湊好的 ICS 字串回傳給發起請求的人
關鍵動作：
決定「回傳內容」是什麼（即 ICS 內容）。
設定 Header（標籤） 告訴對方的日曆軟體：「這是一份日曆檔案，請把它顯示在你的行事曆畫面上！」
基本上這邊的輸出跟輸入會長得一樣，下面對答案就好了～
現在，恭喜你把這套工作流跑通了！
但你應該會發現什麼事都沒發生，接下來請先儲存並發布工作流
然後到 Webhook 節點複製這個 Production URL
點選 行事曆 > 檔案 > 新增行事曆訂閱
把剛剛拿到的 Production URL 貼上去然後點擊訂閱
恭喜！這次正式成功啦！你可以在「自動重新整理」設定執行頻率，但其實每次開啟行事曆好像都會自動執行一次就是了～
接下來就是複製整套工作流，重複以上操作把你所有的 Notion 行事曆訂閱起來，就這樣～有任何問題或建議都歡迎回覆給我！祝大家行程不打架！下次見！
n8n 模板下載連結（限時免費）：https://tonyonier99.gumroad.com/l/notion-to-apple-calendar